Account Mail Aziendale Ex Dipendente Regole di Trattamento

In argomento Mail Aziendale Ex Dipendente, è recentemente intervenuto il Garante della Privacy (provvedimento n. 216 in data 4 dicembre 2019) dettando regole precise, definite inderogabili in quanto poste a tutela della libertà e della segretezza della corrispondenza a prescindere dalla titolarità, nel caso aziendale, dell’account di posta elettronica, che si possono così sintetizzare:
(1) alla cessazione del rapporto di lavoro, per qualunque motivo intervenuta, l’account mail aziendale ex dipendente (account di posta elettronica del dipendente cessato) va disattivato (non è, quindi, anzitutto consentito assegnare il medesimo account ad altri dipendente);
(2) il datore di lavoro dovrà, quindi, adottare sistemi automatici di risposta a chi contatti l’account disattivato contenenti l’indicazione di indirizzi di posta elettronica alternativi ai quali indirizzare, da quel momento, le comunicazioni originariamente destinate all’account disattivato;
(3) il datore di lavoro dovrà, altresì, adottare accorgimenti tecnici che impediscano, a chiunque, la visualizzazione dei messaggi in arrivo sull’account mail aziendale dell’ex dipendente, disattivato;
(4) il datore di lavoro deve dare preventiva informazione ai dipendenti circa le caratteristiche essenziali degli accorgimenti che intende adottare per il trattamento dei dati personali che saranno raccolti anche attraverso l’account dedicato (art. 13 GDPR).

Regole, quelle più sopra esaminate, che consentono di contemperare gli interessi datoriali alla continuità ed alla corretta gestione della propria attività aziendale con la legittima aspettativa del dipendente cessato alla riservatezza della corrispondenza nei confronti del datore, dei colleghi e di terzi (benchè destinata, anche in via esclusiva, all’attività lavorativa, la posta elettronica personale contiene inevitabilmente una quantità di informazioni personali relative al titolare come, ad es. data, ora, oggetto, nominativi di mittenti e destinatari ecc…).

Non esistate a contattare l’avvocato del lavoro Gianluca Lavizzari per una consulenza.

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